Zamanında, kıvamında, ortamında ve üslubunda veremiyorsak geribildirim vermemekte fayda var.
Zamanında vereceğiz ki, doğru davranışla ilişkilendirilsin. Kıvamında vereceğiz ki, bir sonraki geri bildirim için fırsatımız olsun. Uygun ortamında vereceğiz ki, almaya hazır ve istekli olunsun. Üslubunda vereceğiz ki, tamir etsin ve kırmasın.
Bu arada vermeden önce biriktirmeyeceğiz, verirken şişirmeyeceğiz, verdikten sonra ise tezahürat beklemeyeceğiz.
Öğrenme ya da gelişim aynı zamanda insanoğlunun bir sebeple bozulmuş olan dengesini yeniden bulma sürecidir. Denge kişinin bir ihtiyacı, eksikliği, gelişim alanı nedeniyle bozulur ve kişi bu ihtiyacı karşılayarak, eksikliği tamamlayarak ya da gelişimi sağlayarak bu dengeyi sağlamaya çalışır. Bu denge sağlama arayışı ve döngüsü hayat boyu devam eder. Öğrenme, uyum sağlama, problem çözme ya da değişim ihtiyacı hep bu dengeyi sağlama arayışının sonuçlarıdır. İnsanoğlu denge sağlamayı önemsemediğinde ve vazgeçtiğinde hayatla olan ilişkisi de yavaş yavaş kopmaya başlar. Bu süreçte en önemli konu kişinin davranışlarının başka kişiler ya da olaylar üzerindeki etkisi ve bu etkiye karşı verilen tepkilerdir. Tepkilerin isabet oranı ve kalitesi kişinin davranışının gelişmesi için yani dengeyi yeniden sağlaması için çok değerlidir. En önemli tepkiler ise verilen geri bildirimlerdir ve hayatta elde ettiğimiz başarıların en temel sebebi aldığımız kaliteli geri bildirimlerdir.
Geri bildirim verilmesi ya da alınması kişisel ve mesleki gelişim olarak çok önemli bir kavram olarak karşımıza çıkmaktadır. Doğru verilen geri bildirimler kişilere eksiğini görme, ihtiyacını anlama, gelişimini yönetme ve yönünü belirleme anlamında katkı sağlıyor. Geri bildirim verme aynı zamanda insan odaklı iletişim sıklığımıza da bir düzen kazandırıyor. Genel olarak güçlü ve zayıf yönleri belirlemek, performansı geliştirmek, teşvik etmek, davranışı düzeltmek ve başarıyı arttırmak amacıyla verilen geri bildirimler önemli bir gelişim aracı olarak görülüyor. Düşündüren, geliştiren, öğreten ve yönlendiren geri bildirimler özel ya da iş hayatının kalitesini de belirliyor. Geri bildirim, şirketlerde kurulan tüm sistemlerin gelişiminde de büyük rol oynuyor artık. Bu çerçevede, geri bildirim alma ve verme konusunda kişileri cesaretlendirmek ve bilinçlendirmek amacıyla geri bildirimin yolu, yordamı ve yöntemi hakkında sayısız içerik oluşturulmaya başlandı. Buraya kadar her şey çok güzel!
Ancak, geri bildirim verirken de alırken de, niyetimizde de uygulamamızda da büyük sorunlarımız var. Peki neden vermiyoruz, veremiyoruz ya da verirken çok zorlanıyoruz? Gerçeklerle, kişilerle, kendimizle yüzleşme sorunumuz en önemli neden olarak karşımıza çıkıyor. Kişisel özelliklerimiz de uygun değilse sorunumuz daha da büyüyor. Kendimizi eksik ya da yetersiz hissetmek, yüzleşememek, çatışmadan kaçmak, pozisyonumuzu korumaya çalışmak, çok fazla uyum odaklı olmak gibi nedenler işimizi daha da zorlaştırıyor. Sonuçta ertelediğimiz kar tanesi çığ olduğunda hepimiz altında kalıyoruz. Geri bildirim alacak olan da, verecek olan da zarar görüyor. Geri bildirim veremiyorsak da, alamıyorsak da eksiğiz ve kendimizi tamamlamak zorundayız. Zamanında veremediğimiz her geri bildirimin davranış üzerindeki etkisi azalmakla kalmıyor, aynı zamanda yanlış ya da eksik davranışın olumsuz sonuçları da büyüyor. Başkalarının davranışları bizim vermediğimiz geri bildirimlerin sonucu olabilir mi? Katkısı olduğu şüphesiz.
Özellikle iş hayatımızda verdiğimiz geri bildirimin muhatabına, ekibe ve organizasyona katkısı olmalıdır. Geri bildirim verebilmek için değerlendirme yapmak; değerlendirme yapmak için ölçmek; ölçmek için ise hedef vermek gerekir. Bu nedenle, performans ile ilişkilendirmek önem taşımaktadır. Hedef vermediğin, verdiğin hedefi ölçmediğin ve ölçtüğün hedefi değerlendirmediğin ortamlarda geri bildirim vermenin izahı da mantığı da olmaz. Fayda vermez, ilişikleri bozar ve güveni sarsar. Kendisinden beklenenleri net olarak bilmeyen bir kişinin davranışlarını da doğru yöne yönlendirmesi beklenemez. Buna ek olarak, geri bildirim uzaklaşarak değil yakınlaşarak verilir. Dolaylı olarak ya da ima yoluyla ya da başkalarının aracılığıyla verilmez. Geri bildirim kişiye ya da kişiliğe de verilmez, sadece davranışa verilir. Geri bildirim veren, geri bildirim almaya da hazır ve niyetli olmalıdır. En büyük yanlışımız söyleyeceğimiz her şeyi biriktirip bir patlama gibi tek seferde muhatabımıza aktarmamızdır. Sonuç her açıdan kayıp olacaktır.
İş hayatında doğruyu teşvik etmek, iyiyi takdir etmek, yanlışı düzeltmek ve eksiği tamamlamak temel bir yetkinlik olarak herkesin sorumluluğudur, aynı zamanda bu davranışları kendisi için de beklemek en büyük haklarıdır. Çalışanlar öncelikle geri bildirimin kaynağına bakar ve kaynakta üç temel şeyi arar: güven, samimiyet ve liyakat. Bu üç ön koşul sağlanmadığında geri bildirimi alan da, veren de zorlanır. Verdiğimiz geri bildirim karşılığını bulmuyorsa ya da şüpheyle karşılanıyorsa ya da biz vermekte zorlanıyorsak yukarıda bahsettiğimiz üç temeli kendimizde sorgulamak zorundayız. Güvenilmek için güvenmek zorundayız; inanılmak için içtenlik göstermek zorundayız; geliştirmek için ise yetkinliklerimizden emin olmak zorundayız. Geri bildirim gözlerinin içine bakacak kadar şeffaflıkla, kalbine girecek kadar samimiyetle ve gelişimine katkı sağlayacak yetkinliklerle verilirse sorun kalmaz.
Son olarak, bir hatırlatma yapalım. Aşağıdakiler geri bildirim verme yöntemleri değildir!
Susmak, küsmek, surat asmak, mesafe koymak, muhatap almamak, kaçmak, kaçınmak, aşağılamak, iletişimi kesmek, baskı yapmak, dolaylı mesaj vermek geri bildirim verme repertuarında yoktur.
Bu davranışların niyeti, anlamı ve mesajı çok açıktır: Mobbing.